O gerenciamento de projetos e o futebol

Ao longo de minha trajetória profissional tive a oportunidade de gerenciar projetos e de montar e atuar num PMO (Project Management Office). Atualmente, venho pensando nos desafios atuais das instituições esportivas em melhorar seus resultados e entregar cada vez com mais qualidade seus produtos ou serviços no universo esportivo.

E, por assim sendo, me perguntei: o Gerenciamento de Projetos pode contribuir como disciplina de gestão eficaz para alavancar para o atingimento de novos patamares de resultados no esporte?

A minha resposta é sim! Recentemente, falei aqui sobre o Lean aplicado ao esporte e agora quero contribuir comentando sobre a aplicação do Gerenciamento de Projetos no esporte.

Dentro de qualquer instituição esportiva se faz necessário à aplicação do Gerenciamento de Projetos, sejam em projetos de marketing, projetos de desempenho esportivo, projetos de implementação de novos softwares de gestão, projetos de construção de novas unidades, e muitos outros temas que requerem a aplicação deste conceito.

Isso acontece, pois é comum constatarmos que projetos eventualmente terminem fora do prazo acordado, gastem mais recursos financeiros do que o previsto e não entreguem o que o cliente tinha como expectativa.

E como maximizar os resultados dos projetos nas organizações esportivas? A resposta é: capacitação dos profissionais e a criação de uma cultura de projetos.

Conforme dados do estudo de benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil 2012, realizado pelos chapters brasileiros do PMI (fonte: http://www.pmsurvey.org), podemos compreender melhor os desafios do Gerenciamento de Projetos para as organizações para os profissionais.

• As principais habilidades necessárias e valorizadas ao gerenciar projetos nas organizações:

o Comunicação
o Liderança
o Negociação

• As principais deficiências dos gerentes de projetos (GP) nas organizações:

o Comunicação
o Gerenciamento de conflitos
o Conhecimentos em gestão de projetos

• Os principais problemas em projetos:

o Problemas na comunicação
o Não cumprimento dos prazos
o Escopo não definido adequadamente

• Os benefícios que as organizações têm obtido com o Gerenciamento de Projetos:

o Aumento do comprometimento com os objetivos e resultados
o Disponibilidade de informação para tomada de decisão
o Melhoria da qualidade nos resultados dos projetos

Podemos perceber que para atingir os benefícios acima citados, as instituições esportivas precisarão superar os desafios também comentados. Eu mesmo já senti na pele a necessidade de entender aquilo que não percebia tão claramente no Gerenciamento de Projetos, ou seja, a parte do iceberg que não podemos ver, mas que interfere diretamente no sucesso que poderemos ter ou não na entrega dos projetos sob nosso gerenciamento.

Dentro do Gerenciamento de Projetos observamos inúmeros treinamentos e formações que nos desenvolvem nas competências técnicas para liderar projetos. Passamos a conhecer o que é um ciclo de vida e a organização de um projeto; o gerenciamento de programa e portfólio; os processos de gerenciamento (iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento); e todas as áreas de conhecimento que envolve um projeto, conforme o PMBoK 5ª Edição, do PMI.

Mas, por incrível que pareça, muitas vezes (me arrisco a dizer que na maioria das vezes) não damos atenção a um detalhe de grande importância dentro do ambiente de projetos: tudo acontece por meio das pessoas! E neste podemos somar o coaching como forma de estimular e apoiar o profissional que exerce a função de GP (Gerente de Projetos) na sua atribuição de liderar constantemente equipes de trabalho multidisciplinares e sob condições intensas de pressão.

Um dos benefícios da introdução de uma cultura de Coaching nas organizações esportivas projetizadas, está na melhoria da comunicação na organização e eficiência das equipes de projetos.

E acredito que todo GP sonha com uma melhor comunicação dentro das organizações em que atua. Agora reflita:

• Imagine qual seria o impacto se você conseguisse um ótimo desempenho como um GP coach e que as pessoas desejassem trabalhar em suas equipes de projeto?

• Você como GP acredita na importância de conhecer os estágios da formação de times?

• Saber como proceder em cada estágio desta formação de forma eficaz, seria uma vantagem para você?

• Ter o conhecimento das características de bons times ajudaria na condução de seus projetos?

Ok, as reflexões acima são pertinentes, mas como responde-las?
O Coaching melhora o desempenho do GP como líder. São poucos GPs que aplicam o Coaching, e os que o fazem de forma ativa ajudam seus liderados a aprender, crescer e ter uma vantagem competitiva na entrega dos projetos em que estão envolvidos.

Um GP coach auxilia a sua equipe de projeto a:

1. Diagnosticar problemas;

2. Identificar as opções;

3. Desenvolver estratégias;

4. Estabelecer metas e planos de ação para enfatizar a performance e o desenvolvimento.

Ainda, um GP coach bem sucedido na formação e condução de equipes, tem as seguintes qualidades:

1. Entende e aprecia dinâmica de grupos;

2. Levanta e reconhece seus próprios pontos fortes e fracos, assim como os da equipe;

3. Tem a capacidade de desenvolver comprometimento e compartilha propósito e visão;

4. Foca na realização, no desempenho, no desafio e sabe como demandar tarefas desafiadoras;

5. Tem boas habilidades de comunicação: ouve, questiona e testa todas as premissas;

6. Tem flexibilidade para facilitar ou ser direto conforme a situação;

7. Está preparado para discussões abertas e encoraja diferenças individuais;

8. Sempre sai do conflito na direção de decisões de consenso;

9. Possibilita oportunidades de aprendizado;

10. Fornece feedback regular.

Tornar-se um GP coach é uma visão de futuro extremamente positiva, sobre como os projetos poderiam gerar dados que contrariem a estatística apresentada no estudo de Benchmarking citada no início desta coluna, não é mesmo?

Acredito que um bom programa de liderança coach para gerentes de projeto deve:

• Capacitar os gerentes de projetos para que desenvolvam uma liderança com estilo de Coaching;

• Desenvolver os gerentes de projetos para que foquem em metas, resolução de problemas, utilização dos talentos e potencial máximo da equipe, bem como lidar com estados emocionais e crenças autolimitantes;

• Desenvolver o gerente de projetos como coach, habilitando-o a oferecer coaching informal, elevando substancialmente os resultados da equipe.

• Capacitar os gerentes de projetos para efetuar um feedback eficaz.

• Capacidade de fazer um planejamento de tempo e prioridades com sua equip
e de projetos.

Um GP coach passará a usar o expediente do Coaching informal, conforme alguns exemplos de aplicação abaixo descritos:

1. Quando de forma espontânea, você nota que sua equipe precisa de ajuda com uma habilidade e/ou competência.

2. Quando sua equipe pede por uma solução e você acredita que é a melhor oportunidade de aprendizagem se eles, pelo menos, tentarem mostrar algumas possíveis soluções.

3. Quando você vê a oportunidade de recompensar (reforço) um comportamento desejado no time.

4. Quando um membro da equipe está expressando claramente uma crença que está limitando-o.

5. Quando a equipe quer mudar algo, mas não sabe como.

6. Quando há um choque de personalidades entre os membros da equipe ou grupos de profissionais com grandes interesses. E para finalizar, você como GP gostaria de:

• Ter um senso mais claro de seus compromissos e de sua organização?

• Melhorar seu alinhamento e a capacidade de envolver as pessoas em novas possibilidades?

• Ampliar seu o entendimento da dinâmica organizacional e interpessoal?

• Ajudar os outros a atingirem os resultados?

• Apoiar a equipe a ampliar seus níveis de responsabilidade e sua capacidade de iniciativa e ação?

• Ser mais eficiente como gestor e líder?

• Ter capacidade de desenvolver o tipo de unidade e espírito de equipe, desenvolvendo relações poderosas de trabalho?

Bem, caso tenha respondido sim para alguma das questões acima, tenha certeza de uma coisa: está pronto para se tornar um GP coach!

E consequentemente, as organizações esportivas que passarem a utilizar o Gerenciamento de Projetos com os GPs capacitados nas técnicas de gerenciamento e na competência de liderança coach colherão os frutos diretamente em seus resultados como negócio.