Cartórios são serventias públicas ou privadas destinadas a custódia de documentos, registro de títulos e ofícios de atos privados, bem como o processamento das ações judiciais que tramitam nos fóruns e tribunais.
Em ambos os casos, o que se pretende com as atividades-fim destas entidades é preservar e emitir fé pública nas relações entre pessoas, empresas e órgãos da administração pública.
Em exemplos simples, basta que o leitor puxe à memória o reconhecimento de sua firma, a transferência de seu veículo, o registro de sua casa, o protesto de um cheque, ou o comparecimento em audiência no fórum para saber do que se trata.
Os cartórios, tabelionatos ou ofícios têm por essência disciplinar, organizar e certificar os processos, segundo a natureza específica de sua atividade acima descrita.
Naturalmente, há dificuldades operacionais e tecnológicas ainda graves, pois, principalmente, os cartórios judiciais sofrem com a demanda dos processos ajuizados e distribuídos pelo Brasil.
Entretanto, foi justamente o desenvolvimento e implantação de processos tecnológicos de ponta que permitiram a transição entre o arcaico e o burocrático, para o moderno e eficiente.
Há até pouco tempo, todos os atos processuais de uma ação judicial dependiam da participação direta e presencial dos advogados ou seus funcionários para dar seguimento. Ainda, tudo dependia de papel, abarrotando os espaços dos cartórios.
A Justiça Federal foi pioneira na criação do processo eletrônico, ou e-proc, que converte o papel em meios eletrônicos. O advogado é obrigado a cadastrar-se no e-proc, dando ao mecanismo toda a credibilidade e transparência necessárias, além, sobretudo, da segurança neste procedimento.
Diminuem-se custo, papel, filas, mau atendimento em balcão por funcionários lenientes, “jeitinhos” e até sumiço de processos.
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